Als Teil des Gemeinschaftsprojektes „Alltagsleben im 19. Jahrhundert“ mit der UB Frankfurt und dem Institut für Jugendbuchforschung der Frankfurter Goethe-Universität konnte ein erster Schritt zur Digitalisierung, Publikation und damit erstmalig zur – im Sinne der Museumsdokumentation – systematischen Erfassung des Hausarchivs des Freien Deutschen Hochstifts unternommen werden. Hierfür wurden die für die Geschichte des Frankfurter Goethe-Hauses relevanten Objekte aus dem 19. Jh. ausgewählt.
Der Bestand selbst ist auch auf theoretischer Ebene interessant. Er entstand aus den alltäglichen Aktivitäten des Vereins: So wurden von Briefe, Rechnungen und Fotos bis hin zu architekturellen Zeugnissen seit Gründung des Vereins im Jahre 1859 gesammelt und meist unsystematisch gelagert. Eine Verwendung im musealen Kontext wurde dabei zunächst nicht beabsichtigt. Eine erste Nachnutzung für Forschungszwecke geschah im Rahmen zweier institutionsgeschichtlicher Vorhaben im Laufe der 1950er und 2000er Jahre. Dabei wurden Teile des Bestandes gesichtet, in Teilen umgelegt (sodass die ursprüngliche Legung heute oft nicht mehr rekonstruierbar ist) und in einem sehr kleinen Teil nach einer eigens dafür erstellten Systematik kategorisiert.
Diese Maßnahmen geschahen allerdings getrennt von bestehenden Logiken der Bestandshaltung im Haus. Einsigniert bzw. mit einer Inventarnummer versehen waren die Objekte zu Beginn des Projektes damit nur in äußersten Ausnahmen.
Die Diversität des Bestandes stellte das Vorhaben der Digitalisierung von Teilen des Hausarchivs vor weitere organisatorische Herausforderungen. So wie die Objekte zunächst einmal grundlegend in den regulären Bestand aufgenommen werden mussten, musste dies durch die verschiedenen Gattungen durch die drei bestandshaltenden Abteilungen (Handschriftenabteilung, Kunstsammlung, Bibliothek) erfolgen. Die Erschließung der verschiedenen Teilbestände erfolgte ebenso durch Kollegen mit dem jeweiligen fachlichen Hintergrund.
In diesem Vortrag wird besprochen , wie der (Teil-)Bestand trotz der beschriebenen schweren Voraussetzungen – nicht zuletzt der personellen und fachlichen Diversität - durch eine enge Koordination und die Nutzung eines einheitlichen Erfassungssystems erfolgreich, detailliert und interoperabel erfasst werden konnte. Gleichzeitig bot das Projekt gerade wegen seiner organisatorischen Komplexität die Gelegenheit Workflows zu entwickeln, ergänzen oder, wo nötig, zu hinterfragen.